Как провести блестящие переговоры

Любой бизнес строится на договоренности, а к договоренностям приходят за переговорным столом. "Слушай собеседника", "читай между строк", "четко понимай проблему" – вот те простые правила, которыми пользуются профессионалы. Но что делать тем, кому впервые предстоит применить все это на практике? E-Perspektiva.Ru выяснила, как подготовиться к первым в жизни переговорам и не упасть в грязь лицом.

Переговоры – это деловое общение с целью достижения совместного решения по выдвинутой проблеме. В процессе любых переговоров все, как правило, хотят взаимно договориться, не вступая при этом в открытую конфронтацию. Но важно помнить, что настоящая цель переговоров – это удовлетворение интересов участвующих в них сторон. Отправляясь на первые в жизни переговоры, нужно понимать, что перед вами может оказаться профи, умеющий убеждать и гнуть свою линию. Человек, с которым вам придется вести переговоры, может оказаться холериком или сангвиником, может быть раздражен или, наоборот, слишком, с виду, лоялен. Вот почему помимо технической подготовки нужно готовиться и психологически, продумав все нюансы. Так, умение определить характер, знание психологии при переговорах не менее важно, чем доскональная документальная подготовка и знание проблемы.

Первые переговоры – это всегда стресс. И чтобы не было неприятных сюрпризов и чувства растерянности, к ним нужно тщательно готовиться. Хотя лучшее обучение – это опыт, подготовку можно назвать самым дешевым способом обучения. В принципе, готовиться лучше не только к первым переговорам, а ко всем, которые будут впоследствии. При подготовке нужно четко прописать для себя тему и хорошо в ней ориентироваться, учесть все нюансы, продумать, что говорить и как отвечать.

В любых переговорах важно управлять эмоциями, уметь налаживать межличностное взаимодействие и, конечно же, в итоге решить проблему, ради которой собрались.

Подготовку к переговорам легко уложить в простую схему:

Проанализируйте проблему: определите предмет переговоров, соберите полную информацию о партнере, продумайте наличие альтернатив, ваши интересы и интересы партнера.
Планирование переговоров: выработайте переговорную концепцию, определите цели, задачи, стратегию переговоров, произведите необходимые экономические расчеты, проработайте основные позиции, возможные варианты развития событий, подготовьте необходимую техническую и справочную документацию.
Планирование организационных моментов.
В принципе, все не так страшно. Достаточно запомнить семь основных элементов: интересы, опции, альтернативы, легитимность, коммуникации, взаимоотношения, обязательства.

Хорошо подготовленный участник переговоров:

-- Всегда ищет за позициями интересы, то есть постоянно задает себе вопросы, вроде таких, как: "Зачем надо поставить товар именно к этому числу?" и т.п.

-- Умеет определять приоритеты в своих интересах, посмотреть на проблему глазами других участников по переговорам. Тут можно использовать два метода: позвонить заранее участникам переговоров и уточнить: "Правильно ли мы полагаем, что вы озабочены вот этим вопросом, а не этим? Будьте добры, помогите нам понять, что вас заботит больше всего?"; или же можно проконсультироваться с людьми, работающими по той же специальности или в той же отрасли, что и партнер по переговорам, или посоветоваться с людьми в своей собственной организации, которые занимаются аналогичной работой.

-- Знает, чего хочет, и знает, на что может согласиться. Полезно обратить внимание на методы и ресурсы, которые каждая из сторон имеет в своем распоряжении, а также поискать способы их сочетания. В результате сочетания ресурсов можно создать совместно такое, чего поодиночке организовать невозможно. То есть это умение извлекать пользу из различий, а не только концентрироваться на той цели, ради которой ведутся переговоры.

-- Знает свою альтернативу и умеет рассматривать альтернативные решения партнеров по переговорам. Если не удается прийти к соглашению, грамотный участник переговоров в состоянии тут же предложить альтернативу. Лучше заранее продумать несколько способов удовлетворения своих интересов.

-- Понимает, что лучше убедить противоположную сторону в полезности своей идеи, нежели переубедить. Аргументы должны быть справедливыми, и их должно быть несколько. Будет хорошо, если вы предложите участникам объяснить результат переговоров, чтобы каждая сторона понимала, почему пришли именно к такому решению, и четко осознала механизм выполнения.

-- Умеет внимательно слушать и не перебивает. До переговоров желательно продумать, что противоположная сторона будет говорить и свою возможную реакцию на их сообщения.

-- Четко проводит различие между проблемами, например, проблема по сути дела (содержание переговоров – цены, условия, сроки, даты) и вопросы взаимоотношений (кто-то считает, что "это их вина", проблема переводится в область людей). И то и другое важно. Цель участника переговоров – уметь отделить одно от другого. Если это оправданно, вначале стоит обсудить проблему взаимоотношений и только потом приступить к обсуждению темы переговоров, о чем следует предупредить участников.

-- В конце переговоров стороны берут на себя обязательства. Так вот, умелые переговорщики приступают к делу с мыслью о том, как они хотели бы его завершить. Список, который вы заранее составляете, должен содержать не только перечень вопросов, которые будут обсуждаться на переговорах, но и четкую схему обязательств, которые будет выполнять каждая из сторон в случае положительного решения проблемы.

Особое внимание уделяйте речевому поведению, потому что переговоры – это всегда разговоры. Идеальный вариант, если вы пройдете курсы ораторского искусства. Но если вы не владеете им, не стоит огорчаться: подготовьте речь заранее и прочитайте сами себе перед зеркалом несколько раз. Также следите за тем, чтобы речь не была сбивчивой и прерывистой, если вы волнуетесь – сделайте несколько глубоких вздохов и приведите дыхание в спокойное состояние. Можете посчитать в уме до 10. Не теребите одежду и не вертите в руках предметы – лучше спокойно положите ладони на стол.

Хорошо, если вы сумеете определить преимущественный канал восприятия партнера. Для одних это визуальный канал – для таких людей важно видеть глазами, в речи они употребляют выражения "я вижу проблему таким образом" и т.д., для других – аудиальный (слух) или сенситивный (чувства, ощущения). И у тех и у других это отражается в речи – "я хотел бы услышать" или "мне эта проблема кажется/чувствуется такой-то…" Если это уметь определять, можно легко подстроиться под канал восприятия партнера и гораздо быстрее прийти к взаимному соглашению, делая акцент на его канале восприятия.

Не лишним будет помнить и о самых простых способах воздействия на партнера: старайтесь говорить в том же темпе речи, что и участники переговоров; не садитесь напротив своих собеседников, это поза конфронтации; скрещенные руки, нахмуренные брови также не свидетельствуют о положительном настрое. Но любой отрицательный настрой собеседника всегда можно перевести в положительный. Наклоняйтесь при разговоре вперед, не скрещивайте руки и ноги, будьте открыты и доброжелательны.

Перед тем, как войти в кабинет, оглядите себя еще раз, все ли в порядке с одеждой. И попробуйте проделать такое упражнение, чтобы успокоиться – задержите дыхание примерно на 30 секунд (можно прижать пазухи носа пальцами), затем дышите только носом.

Все готово, кажется, учтены все моменты, но никто не застрахован от ошибок, особенно в первый раз. Разберем некоторые ошибки, чтобы была возможность продумать и их.

Итак, не стоит предполагать, что каждый участник переговоров знает, о чем речь. Так, вы думаете, что переговоры само собой должны завершиться выработкой плана действий, а ваши партнеры по переговорам могут думать иначе, например, результатом переговоров многие считают просто обмен мнениями. Потому, если приступить к делу, опираясь на непроверенные предположения, все может закончиться всеобщим разочарованием.

Нужно понимать, что решение не всегда преобразуется в действие, особенно, если необходимые шаги не продуманы заранее, а также, если о тех, чье сотрудничество будет необходимо, забудут или не проконсультируются с ними. На этом нужно акцентировать внимание в ходе переговоров.

Ни в коем случае нельзя заявлять вначале переговоров, что решение уже найдено. Чтобы избежать этого, активно вовлекайте другую сторону в процесс разработки решения. Просите партнера поделиться своими предложениями и идеями, даже если решение проблемы для вас очевидно. Проще изменить точку зрения партнера, если вы говорите: "Развивая вашу идею, не попробовать ли нам...", "После одного из ваших замечаний у меня возникла мысль..."

Когда ситуация критическая или вы не согласны с высказыванием партнера, если другая сторона обрушивается на вас с личными нападками, а вы не можете быстро сориентироваться и пауза слишком затянулась, – пользуйтесь такой фразой: "Что именно вы хотели этим сказать?"

Если волнуетесь, то наличие запасного варианта даст вам внутреннюю защищенность и усилит позиции на переговорах. Если другая сторона ведет себя агрессивно: не отвечайте агрессией на агрессию; задавайте встречные вопросы; просите детального изложения проблемы; выделяйте новые аспекты вопроса; держите паузы; ставьте свое согласие в зависимость от согласия другого лица; заставляйте себя идти на уступки только с большим трудом; соглашайтесь не сразу. Никогда не принимайте важных решений под давлением.

Когда есть желание взять инициативу в свои руки – задавайте вопросы. Если есть заинтересованность в долговременном сотрудничестве – лучше использовать принципиальный подход ведения переговоров: жесткий подход к рассмотрению существа дела и мягкий – в отношениях между участниками переговоров.

И еще один важный аспект – кто первый принес на переговоры проект договора, тот зачастую определяет и ход переговоров.

Как бы ни прошли ваши первые в жизни переговоры, важно понимать, что цель – не настоять на своем, а договориться, и даже если это не удалось, вы получаете важный опыт. А после обязательно проанализируйте, как вы себя вели и что было не так – чтобы к следующим переговорам быть во всеоружии.


Ольга Крупченко
e-perspektiva.ru